Om din dator är det rörig med oorganiserade filer och onödiga appar, det är svårt att göra något arbete. Inte bara kommer du att ha det svårare att hitta det innehåll du behöver när du behöver det, men du kommer också att känna ytterligare stress och kan också bli lättare distraherad.
Ändå tycker de flesta att det är utmanande att organisera datorns skrivbord på ett meningsfullt, intuitivt sätt.
Du kan börja med att erkänna de viktigaste utmaningarna som hindrar ett organiserat skrivbord:
- Välja en standard. Om du inte har en idé om hur du organiserar dina filer kommer du aldrig igång. Analysförlamningen om beslut om en organisatorisk metod kan döda vissa ansträngningar innan de ens börjar.
- Rensa röran. Röra har en kraftfull effekt på ditt stress och emotionella välbefinnande, men det är svårt att ta bort filer om du tror att det finns en chans att du kommer att använda dem igen i framtiden. Det är väldigt enkelt för en dator att bli rörig med onödiga föremål.
- Hitta tiden. Det är nästan omöjligt att automatisera processen för att organisera skrivbordet, vilket innebär att du måste ta dig tid att göra det manuellt - tid som många arbetare känner att de inte har.
- Förblir konsekvent. När du väl har bestämt dig för en organisationsstandard måste du konsekvent tillämpa den standarden i framtiden. Det är här de flesta misslyckas.
Låt oss nu fokusera på strategier som du kan använda för att få - och hålla - organiserade:
1. Konsolidera dina viktigaste appar.
Först bör du inventera de appar som är viktigast för din position. Du kan ha tre eller fyra som du använder dagligen, eller en prenumerationsserie med program som ger dig det mesta av den funktionalitet du behöver. Till exempel kanske du kan slå samman funktioner från flera appar med en enda, heltäckande lösning, eller använd en enskild svit med appar för att ersätta den kollektion som du samlat över tiden.
2. Ta bort eller stoppa bort det du inte använder åtminstone varje vecka.
Nästa, börja rensa vad du kan . Om du inte kommer ihåg senast du använde en app, avinstallera den. Om du inte kan föreställa dig ett scenario för vilket du behöver en specifik fil, ta bort den. Om det verkar som om det kan vara onödigt men du kämpar med beslutet skapar du en mapp där du kan lagra dessa filer och appar som sällan har åtkomst - och sedan kasta den mappen ur vägen.
3. Bestäm en filnamnskonvention.
Nästa, besluta om en namngivning för dina filer som du kan använda konsekvent. Du kan till exempel koda varje fil med datumet så att de listas i kronologisk ordning och sedan inkludera klientens namn som varje fil avser, så att du snabbt kan söka efter klient. Börja byta namn på filer som inte redan följer denna konvention och gör anteckningar så att du kan använda den konsekvent i framtiden.
4. Skapa ett system med mappar och undermappar.
Försök att förvara alla filer på din dator eller i ditt molnlagringskonto i ett strikt organiserat system med mappar och undermappar. Du bör ha en handfull 'huvudmappar' (som dokument, konstverk eller mallar) och flera undermappar i dessa huvudmappar baserat på klienter eller de specifika typerna av filer som finns i dem. Det kan finnas några filer som hör hemma i flera kategorier; för dessa måste du ringa en individuell bedömning. Kom ihåg att du alltid kan köra en sökning om det finns något du inte hittar.
5. Anpassa din bakgrund.
Om du vill att ditt skrivbord ska vara ännu mer intuitivt organiserat, överväga skapa en anpassad bakgrund , uppdelade i tydliga avsnitt. Du kan till exempel ange den vänstra sidan av skärmen för dina 'mest använda appar' och mitten för 'ofta använda filer.'
6. Ta extra tid att sortera nytt innehåll.
Det är frestande att släppa nya filer på skrivbordet slumpmässigt när du har bråttom, men om du vill hålla ordning måste du förbinda sig att göra tiden att hålla alla nya filer och appar i rätt ordning (och riktiga namngivningskonventioner). Det tar högst några minuter, så det borde inte vara mycket av ett åtagande.
7. Planera en återkommande städning.
Så länge din kalender inte redan är fylld med påminnelser och uppgifter, kan du planera en återkommande session för att rengöra skrivbordet så att det inte rinner över. Att schemalägga något en gång i veckan eller till och med en gång i månaden kan förhindra att skrivbordet blir rörigt igen.
När skrivbordet är ordnat tillräckligt kommer du att hitta det mycket lättare att hitta det du letar efter, du kommer att känna nytt liv och du kanske till och med befinner dig i ett bättre humör under hela arbetsdagen. Det kan ta tid att ordna sig, men slutresultaten är värda det.
