Det finns dagar då jag känner att jag drunknar i e-post. Jag kan bara inte svara på varenda tid. Så när jag äntligen kan skaffa mig tid att svara på dessa e-postmeddelanden börjar mina fingrar automatiskt skriva den här frasen: 'Ledsen för det försenade svaret ...'
Jag vet att jag inte är ensam.
Dessa fem ord har blivit så vanliga i e-postkulturen, de var till och med ämnet för en nyligen satirisk Shouts & Murmurs-kolumn i New Yorker av Susanna Wolff.
Lusten att lägga ledsen-för-försenat-svar-språket till varje enskilt e-postmeddelande jag svarar är stark. Även om jag svarar lika snabbt nästa dag känner jag mig klåda att be om ursäkt för mitt försenade svar.
Vi måste sluta säga det, som Melissa Dahl påpekar Science of Us . Eftersom e-postmeddelanden sällan är tillräckligt brådskande för att kräva att vi ber om ursäkt för att svara på dem på ett försenat sätt. Det verkliga problemet med att be om ursäkt för att inte svara direkt på varje e-postmeddelande? Det skapar prejudikat att vi ska svara direkt på varje e-post. Om du svarar inom en rimlig tidsram, vad finns det att be om ursäkt för?
Men eftersom ursäkt för det fördröjda svaret är så vanligt, hur bryter vi vanan? Här är några idéer.
Tidsblockera din e-post
Vi kan inte omedelbart svara på alla e-postmeddelanden när de kommer in. Detta leder oss till att klämma in svaren närhelst vi har tid, vilket kan vara ett tag, vilket kan leda oss ner i den farliga ledsen-för-det-försenade-svar-fällan.
Försök istället att blockera en viss tid varje dag då du svarar på e-post. Genom att följa ett tidsblockerande att-göra-system, slår du ut vissa perioder på dagen för vissa uppgifter. Du behöver inte svara direkt på det e-postmeddelandet eller försöka komma ihåg att svara senare. Svara istället under den tidsperiod den dagen du har angett för e-post. '' När vi har alla våra uppgifter placerade i ett visst datum, tid och varaktighet sover vi lugnare med vetskap om att allt som behöver göras är på sin plats '', berättar tidshanteringsexpert Kevin Kruse Snabbt företag .
Sluta bara säga ledsen
Om du vill gå kallt kalkon och sluta be om ursäkt en gång för alla finns det ett Chrome-plugin-program för Gmail som kan hjälpa till. Det är ungefär som stavningskontroll, men istället för att få felstavningar, fångar det exakta ord som 'ledsen' och 'bara'. Kallad Bara inte ledsen , plugin-programmet varnar dig om du skriver ett e-postmeddelande och skriver 'ledsen' utan att tänka mycket på varför du ber om ursäkt.
Sätt på dig avsändaren
Vissa e-postmeddelanden kan kräva ett snabbt svar. Men det är svårt att vada genom havet som är din inkorg och veta exakt vilka det är.
Så beteendekonom Dan Ariely kom med en lösning. För att prioritera hur brådskande de 300 e-postmeddelanden han får per dag ber hans autosvar avsändaren att fylla i ett formulär. I formuläret måste avsändaren ge mer information om sin begäran, inklusive när de förväntar sig ett svar. Antalet personer som behöver svar direkt? Bara två procent.
'Med e-post behandlar vi allt som om vi har bråttom', sa Ariely när han var gäst på Bloombergs Spelplan podcast. 'Det är en enorm skillnad mellan viktigt och brådskande.'