Som ledarskapstränare är en av de viktigaste sakerna jag jobbar med tillsammans med ledarna deras produktivitet. Detta är ett vanligt problem i många organisationer, särskilt med företag med hög tillväxt. Den snabba tillväxten av verksamheten och förändringstakten gör att många chefer kämpar för att hålla sig organiserade och fokuserade, vilket resulterar i svaga personliga resultat.
Nyckeln till alla produktivitetssystem är att fokusera på värde, inte på ansträngning. Chefer som fokuserar på att kontrollera så många saker från sina att göra-listor som de kan varje dag utan att tänka på vad de lägger på dessa listor kommer att få mycket gjort, men misslyckas ofta med att ge betydande resultat. Chefer som överväger vilka de viktigaste åtgärderna som har störst effekt kommer att skapa långsiktigt värde och vara exceptionellt framgångsrika.
En av de bästa vanorna som hjälper dig i denna strävan är att utveckla en personlig veckoplaneringsprocess. Genom att ta dig tid att planera din vecka kan du identifiera den bästa användningen av din tid och energi och organisera dig för framgång. Så här planerar jag min vecka på söndagskväll så att jag kan slå marken igång måndag morgon med tillförsikt.
1. Gör ett sinne svep.
Det första jag gör när som helst när jag tänker på den större bilden och försöker planera är att jag gör en tankesvep för att rensa mina tankar. Denna process går igenom en lista med uppmaningar i olika kategorier, letar efter saker jag försöker komma ihåg och åtaganden jag har gjort (vad forskare kallar kognitiv belastning ) och tar ut dem på papper. Detta får distraheringarna ur mitt huvud så att jag kan fokusera bättre på det aktuella arbetet.
2. Granska veckan som kommer.
Mitt nästa steg är att granska kommande veckas schema. Jag rekommenderar att du använder en Defensible Calendar-strategi, som förbättrar din produktivitet genom att organisera ditt schema i stora bitar av tid med uppgifter grupperade efter vikt och brådska. Detta gör det lättare att organisera och hantera ditt arbete.
Om min plan inte är välorganiserad begär jag ändringar för att frigöra kontinuerlig tid i min kalender för att skapa fokuserad tid och för att optimera resor och logistik. Det är också dags att identifiera eventuella förberedelser eller recensioner jag behöver göra för veckan.
3. Se fram emot tre till fem veckor ute.
När jag väl har kontrollerat den här veckan ser jag fram till tre till fem veckor till allt som kräver att jag gör något slags åtgärder under de kommande sju dagarna. Jag letar efter saker som researrangemang, större projektarbete och kreativ utveckling. Att göra detta förhindrar överraskningar som skapar eldövningar för mig eller mitt team.
4. Reflektera över den senaste veckan.
När jag väl har ett bra grepp om framtiden ser jag tillbaka på den senaste veckan eller två och ser om det finns några öppna föremål eller åtgärder från tidigare händelser som jag kanske har missat. Jag letar efter möjligheter att skriva snabba tackanteckningar och bekräfta eventuella åtgärder eller planer som kommer från tidigare möten. Jag tar också den här tiden att reflektera över vad som gick bra och vad som inte gjorde, och hur jag kan förbättra mitt schema och planera framöver.
5. Kontrollera dina långsiktiga mål.
Därefter kontrollerar jag mina kvartalsmål och viktiga resultat. Baserat på var jag vill vara i slutet av kvartalet kontrollerar jag om jag behöver göra framsteg och ställa in uppgifter för den kommande veckan. Jag kommer också att nå ut till personer som jag behöver samordna eller samarbeta för att planera tid eller sätta upp möten.
6. Sortera efter brådskande och påverkan.
När jag har skrivit ner mina uppgifter och påminnelser börjar jag sortera och organisera. Jag kommer att göra anteckningar om komplexitet och storlek och sedan sortera dem efter två huvudkriterier. Det första är brådskande, vilket är hur kritisk uppgiften är för den här veckan. I grund och botten, om jag skjuter till nästa vecka, kommer det att orsaka problem för mig eller andra? Det andra kriteriet är påverkan, vilket är hur mycket värde denna uppgift skapar för mig på kort och lång sikt.
Om jag har gjort saker korrekt kommer mitt schema att vara välstrukturerat och jag kommer att ha en plan för hur veckan kommer att utvecklas. Jag kommer att ha flera tidsblock för fokuserat arbete, gruppera liknande uppgifter så att jag kan hålla mig i samma tankesätt och minimera uppgiftsbyte.
Naturligtvis händer livet, och på måndag morgon kan något oväntat komma upp och jag måste planera om allt. Och det är bra.
Värdet av planering är inte att en plan ska genomföras perfekt. Det är att när det inte gör det kommer du att förstå vad som finns på din tallrik, vad dina prioriteringar är och hur du vill omorganisera saker för att hålla planen.
