Min inkorg har just nu 93 e-postmeddelanden, varav 15 är olästa. Hur många har du?
Under de senaste åren har Inbox Zero ökat som en populär tidshanteringsteknik. Inbox Zero är utvecklad av Merlin Mann och förespråkar att din e-postinkorg alltid ska vara tom. Förespråkare för Inbox Zero, skryta att de är överlägsna oss andra. Eftersom de kan behålla en tom inkorg har de uppnått en hjärna och kan bättre fokusera på viktiga saker.
Detta gör mig galen. Inbox Zero är ett helt slöseri med tid. Jag anser mig vara en expert på bara en handfull saker i denna värld, och tidshantering är en av dem. Att ha en inkorg som är aktuell och minimal är verkligen värdefullt, men att se till att min inkorg är noll varje dag är slösande och distraherande.
Här är fem tekniker för tidshantering som jag skulle välja över Inbox Zero varje dag i veckan:
1. Boomerang
Boomerang är ett Gmail-tillägg. Det är det bästa bästa tidshanteringsverktyget jag har upptäckt i min yrkeskarriär. Om du väntar på ett svar från ett e-postmeddelande som du skickar kan du välja att ha det e-postmeddelandet högst upp i inkorgen vid ett senare tillfälle och när du väljer, om du inte har fått svar vid den tiden. Du kan också skriva ett mejl när som helst på dygnet och skicka det vid ett senare tillfälle. Jag skriver ofta e-postmeddelanden klockan 23.00 eller 06.00 och använder Boomerang för att få dem skickade ut arbetstid för att inte störa mina lagkamrater.
2. Trello
Trello är ett kostnadsfritt verktyg för uppgiftshantering, tillgängligt på både webb och mobil. Med Trello kan du prioritera uppgifter och skapa olika listor. Du kan ha en 'Att göra idag' lista, en 'Calls To Make' lista och mer. Alternativen är oändliga.
Du kan även vidarebefordra alla e-postmeddelanden till Trello. Inuti ett Trello-kort klickar du på 'Visa meny', sedan 'Mer' och sedan på 'E-post-till-kort-inställningar'. Du hittar en unik e-postadress. Vidarebefordra eventuella e-postmeddelanden till den här e-postadressen så läggs de till på ditt Trello-kort.
Detta är mycket användbart för alla de e-postmeddelanden som faktiskt är 'Att göra' -objekt och som inte nödvändigtvis är tidskänsliga men som du vill ta itu med någon gång.
3. Skicka e-postfilter och avsluta prenumerationen
Båda dessa har samma syfte - hoppa över inkorgen. Att avregistrera sig från e-postlistor tar tid, men det är en enorm tidsbesparing och värt investeringen. För e-postmeddelanden som du vill få men inte behöver läsa, som kuponger till dina favoritbutiker och e-postlistor, ställ in ett e-postfilter för att hoppa över din inkorg och gå direkt till en e-postetikett.
Jag har en etikett som heter 'Rabatter och erbjudanden'. På det här sättet, när jag är ute efter en rabatt, går jag helt enkelt till den här mappen och ser vad som finns tillgängligt.
4. Topp tre lista
Att läsa e-post när de kommer är helt godtyckligt och reaktivt - motsatsen till prioriterad och proaktiv.
Istället för att handfängas till din e-post hela dagen, gör en lista varje morgon med de tre bästa affärerna och de tre personliga uppgifterna du vill slutföra i slutet av dagen. Jag håller mina tre bästa listor i Trello. Papper fungerar också, liksom alla andra platser du väljer att behålla listan. Uppgifterna ska vara tillräckligt små för att slutföra.
Om du måste skriva en prestationsrecension och den beror på en vecka kan den tre bästa uppgiften vara att spendera 30 minuter på den idag.
5. Stäng av ALLA e-postaviseringar
Du vet vem du är - om du inte kan föra en konversation utan att kolla telefonen eller titta, lova mig att du tar tio minuter idag och stänger av aviseringar.
Jag tror att det borde finnas nollaviseringar på bärbara datorer, och endast meddelanden om sms på telefoner. För att ständigt öppna e-postmeddelandet för att svara omedelbart eller få ut det ur din inkorg, även om du ska använda Boomerang för att skjuta upp det till en annan dag, behöver du ständigt byta uppgift.
Forskning har visat att multitasking ineffektiv, och de av oss som kan fokusera på en uppgift har en enorm fördel. Om du inte kan låta dig stänga av alla aviseringar, stäng av så många du kan.
6. Säg bara nej
Och slutligen, om allt annat misslyckas, säg bara nej. Det är en myt att du måste ta hand om alla önskemål.
Var inte oförskämd och spök människor, men om du har en uppgift som bara aldrig verkar vara viktig nog att göra den här veckan, berätta för personen att du bara inte kan hjälpa dem. Eller ta reda på ett sätt att hjälpa dem som tar fem minuter eller mindre av din tid. Och om du känner någon annan som kanske värdesätter möjligheten att utföra uppgiften, se om du kan samarbeta och involvera andra att ta på sig arbetet.