Jeff Bezos förbjöd nyligen PowerPoint från möten på Amazon och insisterade på att möten istället började med att deltagarna tyst läste ett pappersdokument med den information som behövs för att diskutera frågan.
Detta är inte förvånande, med tanke på att det finns betydande vetenskaplig forskning om att användningen av PowerPoint minskar organisatorisk intelligens. Att ersätta PowerPoint med 'informationsdokument' (som Bezos har gjort) är dock inte bara god vetenskap; Det är också ett otroligt smart ekonomiskt drag av följande tre skäl:
- Det sparar tid. PowerPoint kommunicerar med den hastighet som presentatören pratar; ett informationsdokument kommunicerar i den hastighet publiken läser. En presentation som tar en timme (utan avbrott eller diskussion) kondenseras till bara fem minuter.
- Det sparar tid. Eftersom ett informationsdokument ger viktig information i början av mötet, är alla bokstavligen 'på samma sida' och diskussionen är kortare och mer till sak. Dessutom, eftersom en presentation behöver en presentatör, en måste deltog i mötet för att få informationen. Med ett informationsdokument kan personer som behöver bara informationen (men inte behöver delta) helt enkelt läsa dokumentet och hoppa över mötet.
- Det sparar tid. Ett informationsdokument eliminerar de tre värsta PowerPoint-tidsförlusterna: a) 'De-kan-inte-fästa-detta-Jello-till-väggen' -presentationer, b) 'Jag-inte-förberedde-så-jag -använder-min-standard-bildspel-presentationer; och, värst av allt, c) 'För-kärleken till gud-kommer-du-snälla-komma-till-den-jävla punkten?' presentationer.
Nämnde jag att det sparar tid? Bra, för som jag har påpekat tidigare tillbringar den genomsnittliga chefen cirka 50 procent av sin tid i möten (varav en tredjedel är helt värdelösa). Detta är en enorm produktivitetsavlopp, utöver PowerPoints ökända förmåga att minska organisatorisk intelligens.
Så låt oss göra siffrorna. Eftersom informationsdokument (åtminstone) är dubbelt så tidseffektiva som PowerPoint och tenderar att eliminera de mest värdelösa mötena, genom att ersätta PowerPoint med informationsdokument, ökade Bezos effektivt företagets hela ledningsproduktivitet genom minst 25 procent.
Jag har forskat och skrivit om kontorteknik och ledningsteknik i över 20 år. Det finns få eller inga tekniker eller tekniker som, när de implementeras, har någonstans nära den typen av dramatiskt positiv effekt på produktiviteten.
Men det är inte allt. Att förbjuda PowerPoint till förmån för informationsdokument kostar Bezos och Amazon exakt 0,00 dollar. För alla praktiska ändamål är det en ROI av, ja, oändlighet.
Ganska smart, va?