Alex Tolbert, en Entreprenörsorganisation (EO) medlem i Nashville, är grundare och VD för Bernard Health, an Inc. 5000 företag vars flaggskeppsprodukt, BerniePortal , är en allt-i-ett HR-plattform för små arbetsgivare som stöds av tusentals professionella förmåner över hela landet. Vi frågade Alex om bästa praxis för att spåra prestationshantering. Här är vad han delade:
Prestationshantering är alltid ett hett ämne i HR-världen, och det finns många olika sätt som administratörer kan se till att team är på rätt spår och att anställdas mål uppfylls.
Som sagt är en sak säker: Den årliga prestationsgranskningen är inte optimal för dagens arbetskraft. Fortsatt feedback är avgörande och effektivare för att hålla lag och organisationer på rätt spår.
I vårt företag är en-till-en-möten varje vecka mellan chefer och teammedlemmar en integrerad del av vår strategi för strategi och prestationshantering. Vi ser '1-1' som den primära mekanismen för organisationer att använda för att säkerställa högkvalitativ feedback och förbättring.
Om din organisation för närvarande inte har ett ramverk för fortsatt, konsekvent prestationshantering är det dags att implementera en 1-1-metod.
Vad är en 1-1?
En en-till-en, eller 1-1, är ett schemalagt veckomöte som varje chef håller med var och en av sina direktrapporter. I motsats till regelbundet schemalagda teamkakor eller projektspecifika möten, är 1-1 avsedd att ge ett regelbundet utlopp och en väg för tvåvägskommunikation om hela anställdens uppgifter, ansvar eller problem.
Vilka är fördelarna med en 1-1?
Det finns två viktiga fördelar med att bygga en 1-1-strategi i din företagskultur.
Den första är coaching. De flesta teamledare vill att anställda ska utveckla sina kunskapsuppsättningar och karriärer, så att chefer i slutändan kan delegera mer och erkänna en högre produktivitetsnivå. Dessutom är anställda i allmänhet lyckligare när deras tillväxt prioriteras, vilket leder till förbättrad retention.
Men utan en dedikerad strategi som säkerställer regelbunden coaching är det lätt för dessa uppgifter att pressas till backburnern eftersom både chefer och direktrapporter fokuserar på vardagens ansvar.
Den andra fördelen med regelbundna 1-1-möten är från en synvinkel för efterlevnad. När chefer identifierar en anställd för uppsägning av jobb, frågar HR vanligtvis om en post av dialog kring anledningen till uppsägning för att kunna skydda företaget från ett juridiskt perspektiv .
Ofta är chefer inte medvetna om att sådan dokumentation är nödvändig, men med ingenting skriftligt och ingen feedbackhistorik kan det vara svårt att säga upp anställda, särskilt de i skyddade klasser.
Den veckovisa 1-1, med skriftliga dagordningar och sammanfattningar, garanterar regelbunden dokumentation av dessa samtal, vilket är bra för organisationens hälsa.
Hur man genomför en användbar 1-1
På tal om dagordningar och sammanfattningar är dokumentation en viktig del av en effektiv 1-1. Regelbundna möten mellan chefer och direktrapporter förbättrar coachningen, men kommer inte att göra mycket för att följa om det inte finns ett skriftligt register. Vidare leder inspelning av mötesämnen skriftligt till mer produktiva möten och högre sannolikhet för ömsesidig förståelse.
I vårt företag ber vi teammedlemmarna att skicka sin chef en dagordning med saker de vill diskutera minst en dag före deras veckovisa 1-1. Chefer svarar med ytterligare agendaposter. Detta gör möten mer produktiva, och det ger också båda parter tid att förbereda sig. Vi uppmuntrar att om en agenda-punkt är känslig till sin natur ska den beskrivas så fullständigt som möjligt för att ge den andra parten tid att tänka på den innan den diskuteras.
Efter mötet skickar teammedlemmar en sammanfattning av åtgärder och viktiga diskussionspunkter. Återigen svarar chefer med andra objekt som de vill ha dokumenterat.
Håller ansvariga
När du har implementerat en strategi för prestationshantering kan HR eller företagsledaren inledningsvis behöva vara proaktiv för att hålla chefer ansvariga för dessa möten.
En metod är att förklara värdet av dessa möten för chefer och få dem investerade i resultaten. Så här beskriver vårt organisationsframgångsteam 1-1: '' Vårt företag investerar betydande tid i mentorskap, feedback och medarbetarutveckling på 1-1-talet. Med tanke på investeringen är det viktigt att vi gör det bra. Vi har några av våra mest meningsfulla och produktiva samtal på 1-1 möten. När vi gör det bra gör 1-1: er oss till en starkare organisation. Det är viktigt för företagets fortsatta framgång att dessa normer internaliseras och blir en del av vårt kulturella DNA. '
För ett annat perspektiv, kolla in En bra plats att arbeta förbi Ben Horowitz . I denna uppsats, riskkapitalisten och författaren till Det svåra med svåra saker skriver om sina erfarenheter med en chef som inte haft ett 1-1-möte på sex månader, och varför dessa möten är en integrerad del av att bygga ett starkt företag och skapa en bra arbetsplats för anställda.
1-1 kanske inte verkar vara ett make-or-break-verktyg för din organisation först, men enligt vår erfarenhet är det en kärnkomponent för att skapa en framgångsrik organisation. Det ger en känsla av ansvarsskyldighet för teammedlemmar på alla nivåer och säkerställer att både medarbetar- och organisationsframgång prioriteras.