Vinnaren i varje affärskonkurrens är alltid den som kommunicerar tydligast. Oavsett om du har att göra med anställda, chefer, kollegor eller kunder, din förmåga att få vad du vill är beroende av hur bra du pratar och skriver.
Med detta i åtanke är här fem grundläggande regler som gäller för en-mot-en, en-till-många och många-till-många-kommunikationer:
1. Vet alltid 'varför'.
När du kommunicerar på jobbet slösar du bort tid och energi om du inte vet orsaken till att kommunikationen äger rum.
Innan du initierar någon kommunikation, fråga dig själv: 'Vad försöker jag åstadkomma?' Även chitchat borde ha ett syfte, även om det bara är att bygga kamratskap.
Om någon annan initierar konversationen, fråga dig själv: 'Varför pågår det här samtalet?' Om svaret inte är uppenbart, vägleda dialogen till 'varför' av det.
Att förstå och fokusera på 'varför' gör att du kan undvika sidoproblem och ratholes som annars kan dölja situationen.
aries man in love with taurus woman
2. Kommunicera känslor personligen.
All kommunikation som har högt emotionellt innehåll ska levereras personligen (om möjligt och praktiskt) eller via telefon och telekonferens (om inte).
how tall is erika jayne
Till exempel, om du har goda nyheter som får alla att stoppas upp, kommer det att bli mer effektivt och skapa mer positiv energi om du levererar den personligen.
Ett gruppmöte för att tillkännage en stor försäljningsvinst är till exempel som en omedelbar fest. Däremot verkar ett e-postmeddelande om samma vinst lite som en eftertanke.
På samma sätt, om du har dåliga nyheter eller kritik, kommer det att tas emot bättre och mer troligt att det är till hjälp om det levereras personligen. Om du använder e-post, verkar det som om du inte bryr dig eller att du är feg.
3. Kommunicera fakta via e-post.
All kommunikation som främst är saklig bör kommuniceras skriftligen av två viktiga skäl:
Människor behåller bara en liten andel fakta när de kommuniceras muntligt. Att ha en skriftlig dokumentation av dessa fakta hjälper därför till att säkerställa att de inte går vilse när det är dags att fatta beslut.
Som jag påpekade i 'Varför ska du aldrig ha uppdateringsmöten' är det extremt ineffektivt att förmedla fakta muntligt till stora grupper. Det är mycket bättre att använda e-post för att få alla snabbare och sedan diskutera vad som ännu behöver uppnås.
4. Lyssna mer än du pratar.
Generellt tillämpas denna regel på personliga konversationer, men den gäller även i fram och tillbaka e-postmeddelanden och inlägg på sociala medier. Kanske '' det är bättre att ta emot än att ge '' skulle vara ett bättre sätt att uttrycka det.
I vilket fall som helst är det nästan alltid en dålig idé att försöka dominera någon konversation eller kommunikation, för om du är motordriven (eller motor-mailing) lär du dig ingenting.
När du fokuserar på din produktion gör du också kommunikationen om dig. Som jag förklarar i 'Hur man har en meningsfull konversation' i affärssituationer handlar kommunikation aldrig om dig. Det handlar alltid om den andra personen.
5. Förenkla dina meddelanden.
Alla i dagens näringsliv lider av massiv informationsöverbelastning, vilket skapar till synes oändlig förvirring och stress.
aquarius man dating aquarius woman
Om du vill skära igenom bullret måste du göra ditt budskap så enkelt och lätt att smälta som möjligt. Mina inlägg '5 gratisappar som gör att du ser smart ut' och '8 konversationsvanor som dödar trovärdighet' förklarar hur du bättre kan finjustera dina meddelanden.
