Att göra ett bra första intryck på telefonen kan verka lättare än att göra det personligen, men det är inte nödvändigtvis sant. Med avsaknad av kroppsspråk, ansiktsintryck och fysiskt utseende överlåter vi att identifiera subtila nyanser av konversationen för att berätta mer om personen vi pratar med.
Idag, mer än någon annan gång i historien, har vi stora möjligheter att utöka vårt nätverk och träffa människor från alla hörn av jorden. Blås inte genom att göra något mindre än att ge allt, bara för att den andra personen inte kan se dig. De kanske inte ser dig, men dessa misstag i dom kommer att berätta för dem mycket om dig.
1. Återstående på din dator.
Alla som har en förmåga att observera kan berätta om de inte har din fulla uppmärksamhet. Så frestande som det kan vara att skumma igenom din e-post eller avsluta en kommentar på socialt, det är uppenbart och oförskämt. Även några sekunder av mental frånvaro kommer att lämna ett dåligt intryck och kan få den andra att dra tillbaka.
Några minuter innan ett samtal stänger din webbläsare och e-post och tänker och tänker på det kommande samtalet.
2. Att vara mentalt sent till samtalet.
Du kanske tar telefonen i tid, men om du måste be om ytterligare några sekunder för att slutföra en uppgift är du tekniskt sen till samtalet. Detta kan skicka valfritt antal meddelanden till den andra parten och lämna dem för att dra slutsatsen att du är dåligt förberedd, omedveten om tid eller inte intresserad av samtalet. Om du är någon som andra ser upp till kan det också lämna den som ringer med en självmedveten känsla av att de inte är viktiga för dig.
Alla är viktiga. Oavsett vem du ska prata med, ta huvudet i spelet innan du tar upp telefonen.
3. Talar i en rusad ton.
Om du låter entusiastisk eller dyker in i konversationen med en rusad ton i din röst skickar den en signal om att du är ivrig efter att få samtalet över. Även om du själv korrigerar en minut eller två i konversationen känner sig den som ringer otäckt och samtalet kan vara besvärligt.
Andas djupt innan du tar emot eller ringer; det enda ögonblicket som räknas är det ögonblick du befinner dig i.
4. Ringa från en allmän plats.
Jag genomförde nyligen en anställningsintervju för en klient och sökanden ringde samtalet från en Starbucks. Jag ställer frågor för att fastställa personens nivå av emotionell intelligens, så konversationen tenderar att vara lite mer personlig än en traditionell anställningsintervju. Inte bara störde bakgrundsljudet, utan sökandens svar klipptes och begränsades. Gissa vem landade inte det jobbet?
Mobiltelefoner tar upp buller i bakgrunden vilket är extremt störande och irriterande. En ursäkt hackar det bara inte, ta dig till ett lugnt utrymme före varje telefonsamtal.
5. Tillåta avbrott.
Anställda, barn eller husdjur som pratar om ditt samtal kommer att störa flödet och sända igen signaler om att samtalet saknar betydelse. Eftersom hemmakontoret är vanligt nu verkar personliga avbrott vara lite mer acceptabla men de är fortfarande oprofessionella. Avbrott från medarbetare och anställda kan ge intryck av att du inte har hälsosamma gränser på jobbet. Att tillåta sådana störningar kan också lämna ett intryck av självbetydelse och brist på kontroll över din miljö.
Häng en Stör ej skylt på din dörr om det behövs. Lägg lite ansträngning i det och förmedla meddelandet till alla som kan avbryta.
6. Att försumma att le.
De kan inte se ditt charmiga leende, men de kan höra det i din ton. Även en anställningsintervju behöver inte vara helt seriös, så le lite. Det kan vara högst upp i samtalet när du välkomnar individen eller under en charmig kommentar tänkt att bryta isen. Utan tvekan ändras rösten när du ler och din ton blir mycket mer välkomnande.
7. Prata över eller avbryta dem.
Det är särskilt lätt för konversationen att överlappa när samtal ringer från en mobil enhet. Du kanske inte har den dåliga vanan att prata över och avbryta andra, men små förseningar i tekniken gör det mer troligt att det händer.
Pausa ett ögonblick innan du pratar för att se till att den andras tanke är fullständig. Det är ingen lätt vana att komma in i men kommer att rädda dig från många besvärliga stunder.
8. Skynda på telefonen utan att slå ihop den.
'Åh min, titta på tiden!' Du kan lika gärna säga, 'Du är tråkig mig, och jag måste lägga på.' Ge tillräckligt med tid för att diskutera nästa steg och för att stänga nöjen. Ett plötsligt slut kan sätta en dämpare på även de mest framgångsrika telefonsamtalen. Ställ in en timer om du måste och undvik att rusa av telefonen innan ordentliga planer och tack är på plats.
Första intryck är bestående intryck. Varje samtal förtjänar din fulla uppmärksamhet och lite förplanering. Jag vill planera en stötfångare på bara några minuter i båda ändarna av ett telefonsamtal. Var helt närvarande vid ditt samtal, du vet aldrig vart det kan leda.
