Ett affärsförslag är ett skriftligt dokument som skickas till en potentiell kund för att få ett specifikt jobb. Förslag kan begäras eller begäras. En kund kan helt enkelt begära ett förslag på ett projekt under ett försäljningssamtal genom att säga: 'Du vet, det låter intressant. Varför skickar du mig inte ett förslag om det. ' I andra fall kan förslaget vara en formell uppmaning, vanligtvis kallad RFP (begäran om förslag). RFP är nästan alltid också dokument. De anger den produkt eller tjänst som ska tillhandahållas, de kvalifikationer som efterfrågas och tidsfristen för inlämning. Uppmanade förslag innebär naturligtvis att kunden redan har beslutat att göra ett köp. Endast valet av en leverantör återstår att göra. Ett oönskat förslag är däremot ofta en försäljningspresentation klädd i en annan kappa - men förslaget riktar sig specifikt till en väldefinierad och begränsad aktivitet. Ett exempel på ett oönskat förslag är överlämnandet av bokens konturer till en förläggare som argumenterar för ämnets popularitet, nyheten i tillvägagångssättet och författarens meriter.
Affärsförslag måste skiljas från uppskattningar . I många fält där småföretag är aktiva har uppskattningar samma syfte som ett förslag. De är dokumentet som gör att försäljningen av ett tak- eller stenläggningsjobb eller en månadsstädningstjänst görs. Men där uppskattningar används, fastställs också säljarens kvalifikationer och hans eller hennes metod för att utföra jobbet, men på andra sätt - vanligtvis genom en intervju eller säljsamtal. Ibland antas säljaren passa jobbet eftersom verksamheten redan har ett gott rykte. Förslag innebär å andra sidan vanligtvis komplexa eller ovanliga engångstjänster som landskapsarkitektur för en park, kartläggning av en marknad eller byggande av ett raffinaderi. I dessa fall kräver arbetssättet, designen, implementeringen, schemat och till och med estetiken mer än bara en dollaruppskattning.
Många serviceföretag fungerar helt på förslag. I andra fall krävs ibland ett förslag, ibland inte. I högtekniska områden kan förslaget fyllas med torra listor över tekniska specifikationer och / eller processdetaljer. Men det är viktigt att komma ihåg att förslag alltid är först och främst försäljningsdokument .
ELEMENTER I FÖRETAGSFÖRSLAGET
I de flesta branscher har förslagen ett väldefinierat format som är specifikt för fältet. Exempel kan vara att tillhandahålla elektriska ledningstjänster till en större höghus eller hällfundament för en förortsutveckling. I sådana fall bör budgivaren först få gamla förslag och följa den struktur som vanligtvis används av sin handel på den marknaden. I yrken som arkitektur och landskapsarkitektur är en visuell presentation, ibland till och med en modell, central för försäljningen. Detsamma gäller för ett reklamförslag. På dessa tre områden - det finns också andra - är presentationen vanligtvis ett möte. Alla dokument är kompletterande och tenderar att sammanfatta presentationen med ytterligare så kallad '' pannplatta '', dvs. administrativa detaljer.
Det som följer här är en diskussion om mer allmänna förslag, vanligtvis förknippade med studier, undersökningar eller serviceaktiviteter (t.ex. skyddstjänster för ett lagerkomplex). I sådana förslag gäller följande allmänna struktur.
Alla förslag har minst två distinkta delar: ett personligt brev och själva förslagsdokumentet. Dessutom kan ibland en eller flera bilagor förses med diagram, grafer, fotografier, kartor och så vidare. Korta förslag, även ibland kända som 'brevförslag', kombinerar de två första delarna i en enda inlämning, vanligtvis på högst sex till åtta sidor.
De Personligt brev fungerar som ett sändningsdokument. Många anbudsgivare använder också följebrevet för att ge kärnan i förslaget i mycket förkortad form, markera budgivarens kvalifikationer, namnge priset och be om beställningen.
De förslagsdokument har vanligtvis följande struktur:
- Titelsida. Denna del innehåller vanligtvis ditt namn och namnet på ditt företag, namnet på den person eller det företag som förslaget skickas till och datumet för inlämning.
- Innehållsförteckning. Även om det vanligtvis inte är nödvändigt för kortare förslag, används dessa ibland för komplexa formella förslag. I fall där olika avdelningar hos klienten granskar delar av dokumentet separat är innehållsförteckningen ett användbart sätt att snabbt vägleda läsaren till sådana ämnen som elektriskt, strukturellt, uppvärmning och kylning (i ett byggprojekt) ¦ eller mat Tjänster, musik, underhållning, transporttjänster (i ett projekt för att organisera en festival).
- Sammanfattning. En sammanfattning kan inkluderas här eller kan förmedlas i följebrevet.
- Uttalande av problemet / frågan / jobbet. Detta avsnitt upprepar på ett omformulerat sätt kundens mål och mål som tolkats av budgivaren. Att inkludera denna omprövning av frågan är värdefull för att visa kunden att budgivaren förstår problemet korrekt.
- Närma sig. I detta avsnitt sammanfattar budgivaren sin föreslagna metod för att lösa kundens problem eller utföra den nödvändiga uppgiften. Det föreslagna tillvägagångssättet är ofta nyckeln till att vinna jobbet - om priset är rätt - eftersom det visar unika medel, tankesätt eller tekniker, varför de kommer att lösa problemet och varför de är överlägsna alternativ. Avsnittet behöver inte detaljeras. Detaljer lämnas till metoden. Men det presenterar de strategiska delarna i förslaget och argumenterar för dem.
- Metodik. Detta avsnitt utvecklar i detalj hur metoden kommer att genomföras. Detaljeringsnivån bör vara tillräckligt för att på ett övertygande sätt förmedla till klienten vad som kommer att hända utan att fastna i detalj.
- Budgivarens kvalifikationer. Avsnittet presenterar dokumentation för varför denna budgivare ska väljas på grundval av kvalifikationer, tidigare historia och framgångsrika genomförande av liknande jobb tidigare.
- Schema och riktmärken. Viktiga delar av jobbet visas här mot en tidslinje. Om det behövs identifieras specifika riktmärken för att indikera att mellanmålen lyckas.
- Kostnadsförslag, betalningsscheman och rättsliga frågor. Budgivaren avslutar med att presentera priset i så mycket detalj som krävs i RFP. Det är alltid klokt att precisera när budgivaren förväntar sig att få delbetalningar när arbetet fortsätter. Om juridiska frågor är inblandade kan de placeras här. Om de är långa kan de förtjäna ett eget avsnitt.
Framgångsrika förslag
Framgångsrika förslag är framför allt vad kunderna beskriver som 'lyhörda', vilket innebär att budgivaren har gjort sina läxor, är väl förtrogen med kundens behov och ambitioner och har noggrant svarat på alla aspekter av en RFP. Lyhördhet är i slutändan mycket viktigare, allt annat lika, än den visuella överklagandet av presentationen eller till och med flytningen av dess skrivande. Ett vackert och välskrivet förslag som missar eller ignorerar viktiga delar av kundens projekt kommer att förlora till ett tråkigt förslag som annars är lyhört. Skriva i Los Angeles Business Journal , Noterade Sharon Berman att '' Att göra dina läxor och göra de nödvändiga förberedelserna kan göra hela skillnaden. Detta är särskilt viktigt med tanke på den enorma tid och ansträngning som krävs för att skapa ett professionellt förslag. ' Att träffa viktiga beslutsfattare i förväg och ställa sonderande frågor för att avgöra exakt vad de letar efter är minsta förberedelse. Det behöver inte sägas att ett konkurrenskraftigt pris alltid är den sista avgöraren mellan lika utmanare.
BIBLIOGRAFI
Berman, Sharon. 'Hur man skapar affärsförslag som väcker klienter.' Los Angeles Business Journal . 3 januari 2000.
Gilliam, Stacy. 'Sätt igång ditt förslag.' Black Enterprise . Juni 2005.
Sant, Tom. Övertygande affärsförslag . AMACOM, 1 december 2003.
